École et organisme de formation

Les besoins : des pics d’appels à la rentrée et lors des inscriptions, des absences à signaler tôt le matin, des renseignements répétitifs.

#La solution

• Accueil : « Pour signaler une absence, tapez 1. Pour une inscription ou des renseignements sur nos formations, tapez 2. Pour le secrétariat pédagogique, tapez 3. »
• Absences (touche 1) : boîte vocale partagée « Absences » ouverte dès 7 h, consultée par la vie scolaire, avec transcription écrite.
• Inscriptions (touche 2) : file d’attente avec annonces (dates, documents à préparer, site), puis rappel en cas d’attente.
• Renseignements répétitifs : la standardiste IA répond aux questions fréquentes (dates, tarifs, financements, accès) et prend les demandes.

#En période de pointe

• Ajoutez des agents de renfort en niveau 2 de la file : ils ne sont sollicités qu’en cas de débordement.
• Annonce périodique : « Retrouvez toutes les informations et le dossier d’inscription sur [site]. »
• Suivez le taux d’abandon de la file chaque jour (Indicateurs).