Association et bénévoles

Les besoins : une permanence téléphonique assurée par des bénévoles, chacun quelques heures par semaine, depuis chez eux, sans donner leur numéro personnel.

#La solution

• Chaque bénévole a l’application mobile ou le téléphone dans le navigateur.
• Les appels arrivent dans une file d’attente « Permanence ». Le bénévole de permanence se met Disponible ; les autres restent déconnectés (code *45 ou interrupteur de la carte agent).
• En dehors des permanences : boîte vocale partagée consultée par tous, avec Marquer traité.
• Les appels sortants affichent le numéro de l’association.

#La configuration

1. Identification : type Association, avec le SIREN ou le numéro RNA.
2. Un utilisateur par bénévole (rôle Utilisateur), deux administrateurs au bureau de l’association.
3. File « Permanence » : distribution le plus disponible ; sans agent connecté → boîte partagée.
4. Horaires des permanences ; fermé → annonce + boîte partagée.
5. Message d’accueil chaleureux et rassurant ; pour les lignes d’écoute, rappelez les numéros d’urgence utiles.

#Bon à savoir

• Un bénévole qui part : désactivez son compte, son historique reste.
• Les statistiques donnent le nombre d’appels traités, utile pour vos rapports d’activité et vos demandes de subvention.