Standard téléphonique pour les syndics de copropriété
En tant que syndic de copropriété, vous gérez un flux permanent d'appels entre urgences techniques, assemblées générales et relations avec les conseils syndicaux. Votre standard téléphonique dans le cloud s'adapte aux pics d'activité et aux déplacements fréquents de vos gestionnaires sur le terrain. Modernisez vos échanges pour ne rater aucune information cruciale concernant les immeubles que vous administrez.
Ce dont un syndic de copropriété a besoin au téléphone
Gestion des urgences techniques
Une fuite d'eau majeure ou une panne d'ascenseur un vendredi soir nécessite une réactivité immédiate de vos équipes. Vos copropriétaires doivent pouvoir joindre un service d'astreinte sans encombre, même en dehors des horaires de bureau. Vos collaborateurs redirigent facilement ces appels vers leurs mobiles pour intervenir rapidement.
Mobilité en assemblées générales
Vos gestionnaires passent une grande partie de leur temps en visites d'immeubles, en réunions de chantier ou en assemblées générales le soir. Ils restent joignables sur leur numéro professionnel depuis leur smartphone où qu'ils soient. Ils reçoivent également leurs messages vocaux directement par e-mail pour traiter les demandes urgentes entre deux rendez-vous.
Saisonnalité des appels
À l'approche des assemblées générales ou lors des périodes de régularisation des charges, le volume d'appels augmente de façon spectaculaire. Les files d'attente avec musique et annonces informent patiemment vos interlocuteurs de la prise en charge de leur demande. Vous absorbez ainsi le trafic sans saturer votre ligne principale.
Coordination des gestionnaires
Chaque copropriété possède son gestionnaire dédié et son assistant attitré pour répondre aux questions des résidents. Les boîtes vocales partagées permettent à toute l'équipe de consulter les messages des copropriétaires en l'absence du référent. Les transferts d'appels fluides évitent aux résidents de répéter plusieurs fois la même explication.
Un appel type, de bout en bout
- 1Un copropriétaire appelle le cabinet pour signaler une panne de chaudière collective, accueilli par un menu vocaux lui proposant de choisir son service.
- 2L'appelant est placé dans des files d'attente avec musique et annonces en attendant qu'un gestionnaire se libère.
- 3La collaboratrice en charge de l'immeuble décroche depuis son application mobile, ordinateur et navigateur tout en se déplaçant dans les locaux.
- 4Face à un problème technique complexe, elle utilise les transferts pour basculer l'appel vers le responsable de la copropriété.
- 5Ne pouvant répondre immédiatement, le responsable laisse la communication basculer vers sa messagerie vocale reçue par e-mail pour lecture rapide.
- 6L'option standardiste IA intervient en fin de journée pour prendre les messages et renseigner les derniers appelants avant la fermeture.
Les réglages que nous recommandons
- Activer les horaires et jours fériés pour basculer automatiquement le standard sur le message de fermeture le soir et le week-end.
- Configurer des messages d'accueil personnalisés selon la période de l'année, notamment pendant la saison des assemblées générales.
- Paramétrer le renvoi automatique vers les mobiles en cas de coupure Internet pour ne jamais perdre le contact avec les immeubles.
- Mettre en place des groupes d'appel pour faire sonner simultanément tous les assistants d'un même pôle gestion.
- Activer l'enregistrement des appels pour garder une trace précise des demandes d'intervention formulées par les conseils syndicaux.
Tarifs
3 € HT par utilisateur, 14,90 € HT par appel simultané (appels illimités vers les fixes et mobiles), 1,90 € HT par numéro, par mois. Portabilité et mise en service incluses. Calculez vos économies.
Questions fréquentes
Pouvons-nous conserver nos numéros de téléphone actuels en changeant de solution ?
Oui, la portabilité de vos numéros locaux est totale et sans coupure de service. Vos copropriétaires continuent de vous joindre sur les lignes qu'ils connaissent déjà.
Comment mes gestionnaires peuvent-ils répondre lorsqu'ils sont en visite d'immeuble ?
Grâce aux applications mobile, ordinateur et navigateur, ils émettent et reçoivent des appels avec leur numéro professionnel depuis leur smartphone. Ils profitent ainsi du même confort de communication qu'au bureau.
Que se passe-t-il en cas de panne de notre connexion Internet au cabinet ?
Le renvoi automatique vers les mobiles en cas de coupure Internet prend le relais instantanément. Vos appels entrants sont redirigés vers les téléphones portables de vos équipes pour assurer la continuité de service.
Est-il possible d'intégrer notre outil métier pour voir qui appelle ?
Oui, l'intégration CRM permet d'afficher la fiche du copropriétaire et l'historique de l'immeuble dès que le téléphone sonne. Vos collaborateurs gagnent un temps précieux à chaque échange.