Standard téléphonique pour les loueurs de véhicules
Dans votre agence de location de véhicules, le téléphone rythme chaque journée entre les restitutions matinales, les départs de dernière minute et les imprévus sur la route. Votre standard téléphonique doit encaisser les pics d'appels liés aux départs en vacances ou aux week-ends prolongés sans saturer. Notre solution de téléphonie cloud accompagne vos équipes sédentaires et mobiles pour ne rater aucune demande de réservation.
Ce dont un loueur de véhicules a besoin au téléphone
Gérer les pics saisonniers
Les veilles de grands départ et les retours de week-end génèrent un afflux massif d'appels qu'il faut distribuer efficacement. Vos équipes ont besoin de répartir les flux d'appel pour que chaque client trouve rapidement un interlocuteur. Le traitement fluide des files d'attente évite de décourager vos clients au bout du fil.
Coordonner le comptoir et le parc
Entre l'accueil physique au comptoir et la préparation des véhicules sur le parc, vos collaborateurs bougent constamment dans l'agence. Ils doivent pouvoir recevoir les appels des clients en retard ou en panne où qu'ils se trouvent. La continuité de service entre le bureau et le terrain est indispensable pour assurer un service réactif.
Assurer la continuité en cas de panne
Une coupure d'Internet dans votre agence ne doit jamais paralyser la remise des clés ou la gestion des sinistres. Vos numéros doivent continuer à fonctionner pour maintenir le lien avec les conducteurs en difficulté. La sécurité de vos lignes garantit que votre agence reste joignable en toute circonstance.
Centraliser le suivi des demandes
Prolongations de contrat, signalements de dommages ou demandes de devis affluent par téléphone tout au long de la journée. Vos équipes ont besoin de retrouver l'historique des échanges pour ne pas demander deux fois la même information au client. Un outil de communication unifié simplifie le travail quotidien de vos agents de comptoir.
Un appel type, de bout en bout
- 1Un client appelle pour prolonger sa location, le signal arrive sur les menus vocaux qui l'orientent vers le service commercial.
- 2L'appel est placé en attente dans une file d'attente avec musique et annonces le temps que le premier agent se libère.
- 3L'agent en poste décroche grâce à son poste IP et consulte l'intégration CRM pour retrouver immédiatement le dossier du véhicule.
- 4L'agent a besoin de l'avis du responsable de parc et utilise le transfert pour basculer l'appel vers un autre collaborateur.
- 5Le responsable étant en intervention sur le parking, l'appel est récupéré via la fonction d'interception par un autre agent.
- 6La conversation est terminée, et une enquête de satisfaction après appel est envoyée automatiquement pour évaluer l'accueil.
Les réglages que nous recommandons
- Activer les messages d'accueil et les horaires et jours fériés pour informer les conducteurs en dehors des heures d'ouverture de l'agence.
- Configurer les groupes d'appel pour faire sonner simultanément tous les postes du comptoir lors des arrivées de clients.
- Mettre en place la messagerie vocale reçue par e-mail pour que l'équipe du matin prenne connaissance des urgences nocturnes dès son arrivée.
- Paramétrer le renvoi automatique vers les mobiles en cas de coupure Internet pour ne jamais perdre un appel de dépannage.
- Associer vos numéros locaux et profiter de la portabilité pour garder vos habitudes tout en migrant vers le cloud.
Tarifs
3 € HT par utilisateur, 14,90 € HT par appel simultané (appels illimités vers les fixes et mobiles), 1,90 € HT par numéro, par mois. Portabilité et mise en service incluses. Calculez vos économies.
Questions fréquentes
Comment faire pour que mes clients ne tombent pas sur une ligne occupée pendant les grands départs ?
Vous pouvez configurer des files d'attente avec musique et annonces pour faire patienter vos clients dans de bonnes conditions. Les appels excédentaires peuvent aussi être basculés vers des boîtes vocales partagées ou des groupes d'appel élargis. Vos équipes voient ainsi les appels en instance et décrochent dès qu'un poste se libère.
Mes agents se déplacent souvent entre le comptoir et le parc automobile, comment les joindre ?
Grâce aux applications mobile, ordinateur et navigateur, vos collaborateurs emportent leur ligne professionnelle partout avec eux. Ils reçoivent les appels sur leur smartphone personnel ou professionnel sans effort de configuration. Leurs postes IP de bureau et leurs mobiles sonnent de concert ou en cascade selon vos préférences.
Que se passe-t-il si la connexion Internet de l'agence tombe en panne un vendredi chargé ?
Notre système détecte immédiatement la coupure de la liaison Internet principale de votre agence. Il déclenche alors un renvoi automatique vers les mobiles de vos équipes pour que vous puissiez continuer à travailler. Vos clients continuent de composer le même numéro sans s'apercevoir de l'incident technique.
Puis-je lier la téléphonie de l'agence à notre logiciel de gestion de flotte ?
Oui, notre solution intègre nativement les outils métiers grâce à l'intégration CRM et à l'intégration Microsoft Teams. Lorsqu'un client appelle, sa fiche s'affiche directement sur l'écran de l'agent qui prend l'appel. Cela permet d'identifier immédiatement le contrat de location en cours et de gagner un temps précieux.