Standard téléphonique pour les services d’aide à domicile
Dans les services d’aide à domicile, la coordination entre le bureau et les intervenants sur le terrain demande une réactivité permanente. Le téléphone rythme chaque journée entre appels des familles, urgences de planning et signalements de dernière minute. Notre standard dans le cloud simplifie la gestion de vos appels pour vous permettre d'accompagner sereinement vos bénéficiaires.
Ce dont un service d’aide à domicile a besoin au téléphone
Gérer les urgences terrain
Lorsqu'un intervenant ne peut pas se rendre chez un bénéficiaire ou qu'un retard important perturbe la tournée, il faut pouvoir joindre immédiatement le bon interlocuteur. Les groupes d'appel permettent de faire sonner simultanément plusieurs lignes au bureau pour qu'aucun signalement urgent ne reste sans réponse. Le renvoi automatique vers les mobiles en cas de coupure Internet assure la continuité de votre service en toute circonstance.
Coordonner les déplacements
Vos équipes passent leur temps en rendez-vous au domicile des personnes âgées ou fragiles et ont besoin de rester joignables facilement. Grâce aux applications mobile, ordinateur et navigateur, chaque coordinateur emporte sa ligne professionnelle partout avec lui sans rater un appel. Les renvois vers mobile permettent aussi de basculer instantanément les appels du bureau vers le terrain lors des permanences.
Absorber les pics d'appels
Le standard s'affole souvent le matin lors des confirmations de tournées et avant les week-ends pour la gestion des plannings. Les files d'attente avec musique et annonces accueillent les appelants patiemment pendant que vos équipes traitent les demandes en cours. Les menus vocaux orientent ensuite efficacement les familles vers le bon service dès la première sonnerie.
Centraliser les messages
Entre les arrêts maladie de dernière minute et les demandes de modification d'horaires, les messages s'accumulent rapidement sur votre ligne. La messagerie vocale reçue par e-mail vous permet de consulter vos messages sous forme de fichiers audio directement depuis votre boîte mail. Les boîtes vocales partagées permettent à toute l'équipe administrative de suivre les messages reçus et de se relayer efficacement.
Un appel type, de bout en bout
- 1Un appel arrive sur votre numéro principal et le menu vocaux oriente l'appelant vers le service souhaité, en utilisant les menus vocaux.
- 2Si toutes les lignes du bureau sont occupées, l'appelant patiente en écoutant une musique d'attente, en utilisant les files d'attente avec musique et annonces.
- 3Un coordinateur décroche l'appel depuis son poste IP pour noter un changement d'horaire d'intervention.
- 4Ne trouvant pas la bonne information immédiatement, le coordinateur transfère l'appel vers un collogue, en utilisant les transferts.
- 5Le responsable de secteur étant en déplacement, l'appel bascule directement sur son smartphone, en utilisant les renvois vers mobile.
- 6En fin de journée, le service bascule automatiquement sur les messages d'accueil et la messagerie vocale reçue par e-mail, en utilisant les horaires et jours fériés.
Les réglages que nous recommandons
- Configurer les horaires et jours fériés pour automatiser la fermeture du bureau et basculer sur le message de permanence.
- Activer les menus vocaux pour séparer les appels des familles de ceux des intervenants sur le terrain.
- Mettre en place des boîtes vocales partagées pour que l'ensemble du secrétariat accède aux messages urgents.
- Associer la portabilité de vos numéros existants pour garder vos contacts historiques sans interruption de service.
- Paramétrer le renvoi automatique vers les mobiles en cas de coupure Internet pour ne jamais perdre le contact avec le terrain.
Tarifs
3 € HT par utilisateur, 14,90 € HT par appel simultané (appels illimités vers les fixes et mobiles), 1,90 € HT par numéro, par mois. Portabilité et mise en service incluses. Calculez vos économies.
Questions fréquentes
Comment nos intervenants sur le terrain peuvent-ils nous joindre facilement ?
Ils peuvent utiliser l'application mobile installée sur leur smartphone personnel ou professionnel pour appeler le bureau au tarif fixe. Vous pouvez également leur attribuer des postes IP ou configurer des renvois pour qu'ils joignent toujours le bon coordinateur.
Que se passe-t-il en cas de panne de connexion Internet au bureau ?
Grâce au renvoi automatique vers les mobiles en cas de coupure Internet, vos appels entrants sont immédiatement redirigés vers les téléphones portables de vos équipes. Vous continuez ainsi à recevoir les urgences de vos bénéficiaires sans aucune interruption.
Pouvons-nous garder nos numéros de téléphone actuels ?
Oui, la portabilité de vos numéros locaux actuels est totalement prise en charge lors de votre transition vers notre standard cloud. Vos bénéficiaires et partenaires continuent de composer le même numéro qu'auparavant.
Comment gérons-nous les appels en dehors des horaires d'ouverture ?
Le système bascule automatiquement sur vos messages d'accueil personnalisés selon les horaires et jours fériés que vous avez définis. Les messages laissés par les appelants sont ensuite envoyés immédiatement via la messagerie vocale reçue par e-mail.