Standard téléphonique pour les mairies
La gestion quotidienne d'une mairie exige une réactivité permanente face aux demandes des administrés concernant l'état civil, l'école ou les activités périscolaires. Notre standard dans le cloud s'adapte aux pics d'appels et aux déplacements de vos équipes sur le terrain. Simplifiez vos communications pour vous consacrer pleinement au service public et à l'accueil des citoyens.
Ce dont un mairie a besoin au téléphone
Gérer les pics d'inscription
À l'approche de la rentrée scolaire ou des inscriptions pour les centres de loisirs, le standard subit un afflux massif d'appels simultanés. Les files d'attente avec musique et annonces informent patiemment les parents pendant que vos agents traitent les demandes. Les appels illimités vers fixes et mobiles en France garantissent des échanges sans compter avec les familles.
Ne rater aucune urgence technique
Un problème de voirie, une fuite dans un bâtiment communal ou un incident dans une école nécessite une intervention rapide de vos services techniques. Le renvoi vers mobile et les groupes d'appel permettent de joindre immédiatement les agents en déplacement sur le terrain. Vos équipes restent ainsi coordonnées en toutes circonstances, même loin de leur bureau.
Informer malgré la fermeture
En dehors des horaires d'ouverture de la mairie ou pendant les vacances scolaires, les administrés continuent de composer votre numéro local. Les horaires et jours fériés déclenchent automatiquement un message d'accueil adapté pour indiquer les périodes de fermeture. La messagerie vocale reçue par e-mail permet à l'accueil de consulter les messages dès la reprise.
Faciliter le travail des élus
Entre les permanences en mairie, les visites de chantier et les réunions publiques, les élus et directeurs de services sont rarement à leur poste. L'application mobile, ordinateur et navigateur leur permet de conserver leur ligne fixe professionnelle partout avec eux. Ils peuvent ainsi passer et recevoir des appels avec le numéro de la mairie depuis n'importe quel endroit.
Un appel type, de bout en bout
- 1Un administré compose le numéro local de la mairie pour obtenir un renseignement sur l'état civil.
- 2Le système diffuse un message d'accueil personnalisé indiquant les horaires d'ouverture.
- 3L'appelant sélectionne son choix dans les menus vocaux pour orienter sa demande vers le bon service.
- 4Une file d'attente avec musique et annonces patiente le temps qu'un agent se libère.
- 5L'agent décroche sur son poste IP et utilise les transferts si la demande concerne un autre service.
- 6En fin d'échange, une enquête de satisfaction après appel permet à l'usager de noter la qualité de l'accueil.
Les réglages que nous recommandons
- Programmer les horaires et jours fériés pour automatiser le passage en mode nuit et diffuser les messages de fermeture.
- Configurer les menus vocaux pour séparer l'état civil, le service scolaire et la voirie dès l'entrée de l'appel.
- Activer les boîtes vocales partagées afin que l'ensemble du secrétariat puisse consulter les messages de la mairie.
- Mettre en place le renvoi automatique vers les mobiles en cas de coupure Internet pour ne jamais perdre le contact avec les administrés.
- Associer une option standardiste IA pour prendre les messages et renseigner les usagers lors des fortes affluences.
Tarifs
3 € HT par utilisateur, 14,90 € HT par appel simultané (appels illimités vers les fixes et mobiles), 1,90 € HT par numéro, par mois. Portabilité et mise en service incluses. Calculez vos économies.
Questions fréquentes
Pouvons-nous conserver notre numéro de mairie actuel lors du passage à votre téléphonie dans le cloud ?
Oui, la portabilité de vos numéros existants est totalement prise en charge. Vos administrés continueront de composer exactement le même numéro pour joindre la mairie, sans aucune perturbation.
Comment les agents en déplacement sur le terrain peuvent-ils répondre aux appels de la commune ?
Grâce à l'application mobile installée sur leur smartphone, ils reçoivent les appels destinés à leur poste. Ils peuvent ainsi échanger avec les administrés en affichant le numéro de la mairie depuis l'extérieur.
Que se passe-t-il en cas de coupure de la connexion Internet à la mairie ?
Le système intègre un renvoi automatique vers les mobiles en cas de coupure Internet. Vos agents continuent ainsi de recevoir les appels des administrés directement sur leurs téléphones portables.
Est-il possible de répartir les appels entre plusieurs secrétaires de mairie ?
Oui, les groupes d'appel permettent de faire sonner simultanément ou tour à tour les postes des agents d'accueil. Cette fonction garantit qu'un maximum d'appels d'administrés trouve une réponse rapide.