Standard téléphonique pour les agences événementielles
Dans une agence événementielle, le rythme oscille constamment entre la préparation de projets majeurs et la gestion de crises de dernière minute. Vos équipes jonglent entre les repérages sur le terrain, les réunions clients et les relations avec les prestataires. Pour ne rater aucun appel crucial à l'approche d'un événement, votre téléphonie doit s'adapter à votre mobilité et à votre saisonnalité.
Ce dont un agence événementielle a besoin au téléphone
Gérer les pics d'activité
À l'approche d'un salon ou d'un lancement, les appels des prestataires et des clients se multiplient subitement. Vos lignes ne doivent jamais saturer malgré l'afflux simultané des demandes. La répartition intelligente des flux permet à chaque interlocuteur d'obtenir une réponse rapide.
Rester joignable en déplacement
Vous passez beaucoup de temps hors de l'agence pour visiter des lieux de réception ou superviser des montages. Vos outils de téléphonie vous suivent partout sur vos appareils nomades. Vous gardez ainsi le contact avec vos équipes et vos clients où que vous soyez.
Coordonner les équipes projet
Chaque collaborateur gère des aspects spécifiques de l'événement et a besoin de communiquer facilement en interne. Les transferts rapides et les groupes d'appel facilitent la collaboration entre les chargés de projet. L'information circule sans rupture pour éviter les erreurs de coordination.
Assurer un suivi sans faille
Les briefs clients et les validations de prestataires demandent un suivi rigoureux des échanges téléphoniques. Centraliser les messages et analyser les appels aide à ne rien oublier dans le feu de l'action. Votre agence gagne en efficacité et renforce son professionnalisme.
Un appel type, de bout en bout
- 1Un client appelle l'agence pour modifier d'urgence le nombre de participants et entend un message d'accueil personnalisé.
- 2L'appel est orienté automatiquement vers le bon chef de projet grâce aux menus vocaux.
- 3Le collaborateur étant en repérage terrain, l'appel fait l'objet d'un renvoi vers mobile pour assurer la continuité.
- 4En cas d'indisponibilité immédiate, l'option standardiste IA décroche, renseigne et prend les messages.
- 5Le résumé de l'échange et la transcription de la demande sont directement transmis par e-mail au reste de l'équipe.
Les réglages que nous recommandons
- Mettre en place des menus vocaux pour orienter les appelants vers la bonne équipe projet.
- Configurer les renvois vers mobile pour ne pas perdre les appels lors des déplacements sur les lieux d'événements.
- Activer la messagerie vocale reçue par e-mail pour consulter rapidement les messages urgents entre deux réunions.
- Utiliser les horaires et jours fériés pour adapter l'accueil selon la fermeture de l'agence ou la période estivale.
- Intégrer les applications mobile, ordinateur et navigateur pour travailler depuis n'importe quel poste de travail.
Tarifs
3 € HT par utilisateur, 14,90 € HT par appel simultané (appels illimités vers les fixes et mobiles), 1,90 € HT par numéro, par mois. Portabilité et mise en service incluses. Calculez vos économies.
Questions fréquentes
Comment garder le contact avec mes équipes si nous sommes tous sur le terrain le jour de l'événement ?
Grâce aux applications mobiles et aux renvois automatiques, vos lignes fixes vous suivent partout sur vos smartphones. Vous restez joignables en continu par vos clients et prestataires, même au milieu d'un salon professionnel.
Puis-je modifier rapidement les messages d'accueil lors de la fermeture estivale de l'agence ?
Oui, vous gérez vos messages d'accueil et vos horaires en quelques clics depuis votre interface de gestion. Cela permet d'informer immédiatement vos appelants de vos périodes de congés ou de fermeture exceptionnelle.
Que se passe-t-il en cas de coupure de la connexion Internet dans nos bureaux ?
Le renvoi automatique vers les mobiles en cas de coupure Internet prend le relais instantanément. Vos appels entrants basculent sur les téléphones portables de l'équipe pour qu'aucun événement en cours ne soit pénalisé.
Comment traiter les nombreux messages reçus pendant les périodes de forte activité ?
Les boîtes vocales partagées et la réception des messages vocaux par e-mail permettent à toute l'équipe de voir les demandes en cours. L'option standardiste IA peut aussi prendre les messages et filtrer les urgences pour vous faire gagner du temps.